Ein modernes Projektportfoliomanagement erfordert eine klare Struktur, kombiniert mit der Möglichkeit zur Individualisierung. Die Umsetzung eines zentralen Managementsystems ermöglicht eine einheitliche Steuerung von Projekten, Teilprojekten und Programmen, während individuelle Anpassungen auf spezifische Bedürfnisse zugeschnitten werden können.
Mit Power Apps kannst du Formulare, Ansichten, Prozesse und Dashboards individuell gestalten und anpassen, um eine benutzerfreundliche Umgebung zu schaffen, die sich genau an die Arbeitsweise deines Unternehmens anpasst. Gleichzeitig bietet die Lösung umfassende Automatisierungsmöglichkeiten, sowohl für interne als auch für externe Prozesse. Durch die Integration von Power Automate können Workflows automatisiert und Routineaufgaben effizient abgewickelt werden, was nicht nur die Produktivität erhöht, sondern auch Fehler reduziert.
Ein besonders leistungsstarkes Feature ist die vorlagenbasierte Projektraumerstellung mit dem bewährten Solutions2Share Teams Manager. Hierdurch können vordefinierte Strukturen für neue Projekte genutzt werden, wodurch eine einheitliche Verwaltung und eine schnellere Bereitstellung von Arbeitsräumen ermöglicht wird. Ergänzend dazu sorgt ein zentralisiertes Aufgabenmanagement mit Planner oder Dataverse-Aufgaben dafür, dass Teams jederzeit den Überblick über ihre To-Dos behalten. Aufgaben können dabei direkt Projekten und Teilprojekten zugeordnet werden, sodass alle relevanten Informationen an einem Ort gebündelt sind.
Eine der grossen Stärken dieses Systems ist die Möglichkeit, beliebige Relationen zwischen den Daten abzubilden. Das bedeutet, dass du nicht nur einzelne Projekte verwalten kannst, sondern auch ihre Abhängigkeiten zueinander nachvollziehbar darstellen kannst. So lassen sich Verknüpfungen zwischen Projekten, Teilprojekten und Programmen schaffen, die eine übergreifende Steuerung erheblich erleichtern. Darüber hinaus kannst du Zusatzinformationen oder zusätzliche Funktionen wie beispielsweise eine Zeiterfassung integrieren, um noch mehr Kontrolle und Transparenz in dein Projektmanagement zu bringen.
Ein weiteres Highlight ist die Integration eines Copilot Agenten, der KI-gestützte Analysen und Handlungsempfehlungen liefert. Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz werden komplexe Zusammenhänge schneller erkannt und sinnvolle Vorschläge zur Optimierung von Prozessen gemacht. Dies erleichtert nicht nur die Entscheidungsfindung, sondern unterstützt auch Teams dabei, effizienter zu arbeiten.
Mit nur wenigen Klicks kannst du den Status deines gesamten Projektportfolios kontrollieren. Eine zentrale Übersicht zeigt den Fortschritt, Risiken und offene Aufgaben, sodass du jederzeit fundierte Entscheidungen treffen kannst. Dies sorgt nicht nur für eine erhöhte Transparenz, sondern auch für eine verbesserte Steuerung deiner Ressourcen.
Die Kombination aus Teams Manager und Power Apps schafft somit eine umfassende Lösung für dein Projektportfoliomanagement. Sie bietet nicht nur eine hohe Flexibilität und Anpassbarkeit, sondern auch die Möglichkeit zur Automatisierung und Integration von KI-Technologien. So wird dein Projektmanagement nicht nur effizienter, sondern auch zukunftssicher.
Die zugrunde liegende Architektur dieser Lösung besteht aus mehreren bewährten Bausteinen. Der Teams Manager dient als Provisionierungslösung für eine strukturierte Projektraumverwaltung. Über Webhooks können Projekt- oder Teilprojekt-Workspaces automatisiert erstellt werden. Ergänzend sorgt eine bewährte Model-Driven App für eine einfache und intuitive Bedienung des PPM-Teams. Power Automate übernimmt die Automatisierung beliebiger Workflows, während der Copilot Agent für KI-gestützte Interaktionen und Analysen eingesetzt werden kann. Diese Kombination ermöglicht ein reibungsloses Zusammenspiel von Standardisierung, Individualisierung und Automatisierung.
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Ein effektives Projektmanagement benötigt klare Governance-Richtlinien, um eine einheitliche Struktur und langfristige Kontrolle über das Projektportfolio zu gewährleisten. Die standardisierten Erstellungs- und Archivierungsprozesse stellen sicher, dass neue Projekte nach festgelegten Regeln erstellt und nach Abschluss geordnet archiviert werden. Dies reduziert Wildwuchs in der Projektlandschaft und sorgt für eine klare Nachvollziehbarkeit.
Namenskonventionen sind ein weiteres zentrales Element der Governance-Strategie. Einheitliche Benennungen für Projekte, Teilprojekte und Programme erleichtern die Suche und verhindern Redundanzen oder Missverständnisse. So können Mitarbeitende schneller auf relevante Informationen zugreifen, ohne lange nach spezifischen Projektdaten suchen zu müssen.
Ein kontrollierter Lifecycle, der über Power PPM und Teams Manager gesteuert wird, ermöglicht eine kontinuierliche Überwachung aller Projekte. Von der Initiierung über die Durchführung bis zur finalen Archivierung wird jeder Schritt zentral erfasst und verwaltet. Dies schafft Transparenz und stellt sicher, dass keine Projekte aus dem Blickfeld geraten oder unstrukturiert weiterlaufen. Durch eine standardisierte Steuerung der Lifecycle-Prozesse wird zudem das Risiko minimiert, dass alte oder irrelevante Projekte unnötige Ressourcen binden.
Für Unternehmen, die mit externen Teilnehmern arbeiten, bietet sich die Erweiterung mit dem External User Manager an. Dieses Tool ermöglicht ein effizientes Lifecycle-Management externer Mitarbeitender, Partner oder Lieferanten. Dabei kann festgelegt werden, wer Zugriff auf bestimmte Projektdaten hat und wie lange diese Berechtigungen bestehen bleiben. Nach Ablauf eines definierten Zeitraums oder nach Projektabschluss können diese externen Benutzer automatisch entfernt oder in ihren Berechtigungen angepasst werden. Dies erhöht die Sicherheit und gewährleistet, dass sensible Unternehmensdaten nur so lange für externe Parteien zugänglich sind, wie es tatsächlich erforderlich ist.
Die Kombination aus Teams Manager und Power Apps bietet eine Vielzahl an Vorteilen, die dein Projektportfolio-Management nicht nur effizienter, sondern auch flexibler gestalten. Dank des hohen Customizing-Potenzials kannst du die Lösung exakt an deine spezifischen Anforderungen anpassen. Ob benutzerdefinierte Formulare, spezielle Dashboards oder massgeschneiderte Workflows – du entscheidest, wie deine Projekte verwaltet werden sollen.
Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die schnelle Umsetzungszeit. Durch das bewährte Model-Driven-App-Konzept wird die Implementierung erheblich beschleunigt, sodass du rasch von den neuen Funktionen profitieren kannst. Zudem bietet die Lösung umfassende Governance-Möglichkeiten, die eine strukturierte und kontrollierte Verwaltung deiner Projekte gewährleisten.
Ein besonderes Highlight ist die Vielseitigkeit der Plattform. Sie ist nicht nur direkt in Microsoft Teams integriert, sondern kann auch über SharePoint oder den Browser genutzt werden. Dadurch erhältst du maximale Flexibilität bei der Nutzung und kannst deine Workflows genau dort abbilden, wo sie benötigt werden.
Für Unternehmen, die bereits mit Dynamics 365 arbeiten, bietet sich eine nahtlose Kombination mit bestehenden Daten an. Dies ermöglicht eine einheitliche und ganzheitliche Betrachtung von Geschäftsprozessen, wodurch Silos aufgebrochen und Datenflüsse optimiert werden können. Darüber hinaus erleichtert die Lösung die Integration von Drittsystemen, sodass bestehende Softwarelandschaften problemlos erweitert werden können.
Auch externe Partner, Lieferanten oder Kunden können am Prozess teilnehmen. Über Power Pages lassen sich gezielte Schnittstellen für externe Stakeholder schaffen, die auf der gleichen Datenbasis arbeiten wie das interne Team. Dies erleichtert die Zusammenarbeit, reduziert Kommunikationshürden und sorgt für eine reibungslose Koordination über Unternehmensgrenzen hinweg.
Trotz der vielen Vorteile gibt es einige Herausforderungen, die bei der Nutzung von Power Apps und Teams Manager berücksichtigt werden sollten. Eine davon ist die lizenzpflichtige Nutzung dieser Anwendungen. Der Einsatz von Power Apps und Teams Manager erfordert entsprechende Lizenzen, die je nach Nutzungsumfang und Anzahl der Anwender zusätzliche Kosten verursachen können. Dies sollte insbesondere bei Unternehmen mit vielen aktiven Nutzern frühzeitig in die Budgetplanung einbezogen werden.
Ein weiterer Aspekt ist die Benutzeroberfläche von Power Apps, die sich stark an Dynamics 365 orientiert. Für Unternehmen, die bisher nicht mit Dynamics 365 gearbeitet haben, kann dies eine gewisse Einarbeitungszeit erfordern. Die Benutzerfreundlichkeit ist zwar hoch, dennoch können Nutzer ohne Vorerfahrung anfangs eine gewisse Anpassungszeit benötigen, um sich mit der Navigation und den Funktionen vertraut zu machen.
Ein besonders wichtiger Punkt betrifft das zugrunde liegende Datenmodell von Power Apps, das auf Microsoft Dataverse basiert. Während Dataverse eine leistungsstarke und flexible Plattform zur Datenverwaltung bietet, können die Kosten insbesondere bei sehr umfangreichen Datensätzen steigen. Unternehmen, die mit grossen Mengen an Projektdaten arbeiten, sollten daher prüfen, ob die Nutzung von Dataverse wirtschaftlich sinnvoll ist oder alternative Speicherlösungen in Betracht gezogen werden sollten.
Die Kosten für die Nutzung dieser Lösung hängen von mehreren Faktoren ab, unter anderem von der Unternehmensgrösse und der Anzahl der Nutzer. Für ein Szenario mit rund 100 monatlich aktiven Nutzern und insgesamt weniger als 250 Mitarbeitenden belaufen sich die monatlichen Kosten auf etwa 1’326.75 CHF. Dies setzt sich zusammen aus einer Teams Manager Enterprise Small Lizenz sowie den Kosten für Power Apps Premium im "pay-as-you-go"-Modell. Die Implementierungskosten variieren je nach spezifischen Anforderungen und bewegen sich im Bereich von 15 bis 30 Tagen. Gerne erstellen wir ein individuelles Angebot, das genau auf die Bedürfnisse deines Unternehmens zugeschnitten ist.
Ein grosser Vorteil dieser Lösung liegt in ihrer Flexibilität. Sie lässt sich beliebig erweitern und an spezifische Unternehmensanforderungen anpassen. Automatisierte Statusberichte, umfassende Reporting- und Dashboard-Funktionen, Zeiterfassung, Meilenstein- und Ressourcenplanung sind nur einige der möglichen Ergänzungen. Zudem können externe Partner, Lieferanten oder Kunden über Power Pages in die Prozesse eingebunden werden, sodass alle relevanten Akteure auf derselben Datenbasis arbeiten.
Die Vorteile dieser Lösung liegen auf der Hand. Sie ermöglicht eine schnelle Umsetzung durch das bewährte Model-Driven App Konzept und bietet umfassende Governance-Optionen. Zudem ist sie nahtlos in Microsoft Teams, SharePoint oder den Browser integrierbar und kann problemlos mit bestehenden Dynamics 365 Daten kombiniert werden. Die einfache Anbindung von Drittsystemen sorgt für zusätzliche Flexibilität, während eine klar definierte Struktur für Ordnung und Übersicht sorgt.
Die Kombination aus Teams Manager und Power Apps stellt eine leistungsstarke Lösung für modernes Projektportfolio-Management dar. Sie vereint Flexibilität, Automatisierung und Governance in einer integrierten Plattform und ermöglicht es Unternehmen, ihre Projekte effizient und strukturiert zu verwalten. Besonders hervorzuheben ist die Möglichkeit, individuelle Anpassungen vorzunehmen und das System an spezifische Bedürfnisse anzupassen. Durch die nahtlose Integration in bestehende Microsoft-Technologien wie Teams und SharePoint sowie die Verbindung mit Dynamics 365 und Drittsystemen lassen sich Arbeitsprozesse optimieren und Transparenz erhöhen.
Natürlich gibt es Herausforderungen, insbesondere hinsichtlich der Lizenzkosten und der Abhängigkeit von Microsoft-Technologien. Dennoch überwiegen die Vorteile deutlich, insbesondere für Unternehmen, die bereits in der Microsoft-Welt arbeiten und von der umfassenden Integration profitieren können.
Wenn du dein Projektportfolio-Management auf das nächste Level heben möchtest, ist diese Lösung eine ideale Wahl. Die Kombination aus Power Apps und Teams Manager bietet alles, was du für eine strukturierte, effiziente und skalierbare Projektverwaltung benötigst.
Wenn du dein Projektportfolio-Management effizienter, strukturierter und automatisierter gestalten willst, dann ist die Kombination aus Teams Manager und Power Apps genau das Richtige für dich.
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