Digitalisierungsprojekte versprechen Effizienzsteigerung, Kostenersparnis und Wettbewerbsvorteile. Doch die Realität sieht oft anders aus: Studien zeigen, dass bis zu 70 % dieser Projekte ihre Ziele nicht erreichen. Warum?
Digitalisierung ist mehr als der Einsatz neuer Tools – es ist eine Transformation, die nur mit den Menschen in Deinem Unternehmen gelingen kann.
Hier setzt Change Management an: Es ist der Schlüssel, um Dein Team für den Wandel zu gewinnen und langfristigen Erfolg sicherzustellen. Aber wie funktioniert das genau?
Die wichtigste Regel im Change Management lautet: Veränderungen brauchen Transparenz. Dein Team will verstehen, warum der Wandel notwendig ist und welchen Nutzen er bringt. Regelmässige Updates, offene Gespräche und ein klarer Fahrplan schaffen Vertrauen.
Die Mitarbeitenden deines Unternehmens sollten nicht nur informiert, sondern aktiv eingebunden werden. Workshops, Feedbackrunden und Pilotprojekte helfen, Sorgen ernst zu nehmen und Lösungen gemeinsam zu entwickeln. Durch die aktive Beteiligung können Mitarbeitende ihre Bedenken äussern und ihre Ideen einbringen, was dazu beiträgt, ein Gefühl der Eigenverantwortung und des Engagements zu fördern. Regelmässige Feedbackrunden ermöglichen es, den Fortschritt zu überprüfen und notwendige Anpassungen vorzunehmen. Pilotprojekte bieten die Möglichkeit, neue Prozesse und Technologien in einem kleineren Rahmen zu testen und zu verfeinern, bevor sie unternehmensweit eingeführt werden. Diese Massnahmen tragen dazu bei, Vertrauen aufzubauen und die Akzeptanz für Veränderungen zu erhöhen.
Neue Technologien bringen neue Anforderungen mit sich. Mit gezielten Schulungen und kontinuierlicher Unterstützung sorgen wir dafür, dass sich alle sicher und kompetent fühlen. Es ist wichtig, dass jede Schulung praxisnah und an den Bedürfnissen der Mitarbeitenden ausgerichtet ist, damit sie die neuen Systeme effektiv nutzen können. Dabei sollten verschiedene Lernformate wie Workshops, Online-Kurse und individuelle Coachings angeboten werden, um unterschiedlichen Lernstilen gerecht zu werden. Kontinuierliche Unterstützung bedeutet auch, dass bei Fragen und Problemen jederzeit eine Anlaufstelle zur Verfügung steht.
Regelmässige Feedbackrunden helfen zudem, den Schulungsbedarf kontinuierlich zu evaluieren und anzupassen. Nur so kann gewährleistet werden, dass alle Mitarbeitenden den Wandel positiv aufnehmen und die neuen Technologien erfolgreich in ihren Arbeitsalltag integrieren.
Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle im Change Management. Sie müssen den Wandel vorleben, motivieren und als erste Fragen beantworten können. Dabei ist es wichtig, dass sie nicht nur die Vision und die Ziele des Projekts klar kommunizieren, sondern auch aktiv daran arbeiten, Vertrauen und Zuversicht zu schaffen. Eine starke Führung gibt Orientierung und Sicherheit, indem sie den Mitarbeitenden zeigt, wie die Veränderungen in den Arbeitsalltag integriert werden können. Ihre Vorbildfunktion und ihr Engagement sind essenziell, um das gesamte Team durch die Transformationsphase zu führen und den langfristigen Erfolg des Projekts zu sichern.
Ein grosses Unternehmen plante die Einführung von Microsoft Teams als neue Zusammenarbeitsplattform, um die interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern. Anstatt lediglich die IT-Abteilung mit der Implementierung zu betrauen, entschied man sich für einen integrativen Ansatz. Bereits in der Planungsphase wurden Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen wie Vertrieb, Marketing, Produktion und Kundenservice eingebunden. Diese umfassende Einbindung war entscheidend, um die unterschiedlichen Bedürfnisse und Anforderungen der Teams zu verstehen und zu berücksichtigen.
Die Mitarbeitenden nahmen an mehreren Workshops und Feedbackrunden teil, in denen sie offen über ihre Bedürfnisse, Bedenken und Wünsche sprechen konnten. Diese wertvollen Einblicke flossen direkt in die Anpassung der Plattform und die Entwicklung der Schulungsprogramme ein. Zusätzlich wurden Pilotprojekte gestartet, um die Plattform in realen Szenarien zu testen und notwendige Anpassungen vorzunehmen, bevor die endgültige Einführung erfolgte.
Ein weiterer Schlüssel zum Erfolg war die kontinuierliche Kommunikation. Regelmässige Updates und transparente Informationen über den Fortschritt des Projekts schafften Vertrauen und Akzeptanz. Darüber hinaus wurden umfassende Schulungen angeboten, die sicherstellten, dass alle Mitarbeitenden die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten erwarben, um Microsoft Teams effektiv zu nutzen.
Führungskräfte spielten ebenfalls eine zentrale Rolle. Schon früh wurden sie gezielt abgeholt und auf die neue Art der Zusammenarbeit eingestimmt und geschult. So konnten sie in ihren Teams auf Fragen und Unsicherheiten reagieren und lebten den Wandel vor, nutzten die Plattform aktiv und standen als Ansprechpartner für Fragen und Herausforderungen zur Verfügung. Diese Vorbildfunktion motivierte das gesamte Team und förderte die Bereitschaft, die neue Plattform anzunehmen.
Das Ergebnis war beeindruckend: Dank der frühzeitigen Einbindung, der klaren Kommunikation und der umfassenden Schulungen wurde Microsoft Teams schnell und erfolgreich implementiert. Die Mitarbeitenden waren motiviert und bereit, die neue Plattform zu nutzen, was zu einer deutlichen Verbesserung der Zusammenarbeit und Produktivität im Unternehmen führte.
Ein mittelständisches Unternehmen beschloss, die in die Jahre gekommenen File-Shares mit einer Teams/Sharepoint-Dokumentenablage einzuführen. Die Erwartungen waren hoch, denn die neue Datenablage versprach eine deutliche Steigerung der Effizienz und eine Vereinfachung vieler Arbeitsprozesse. Doch schon bald zeichnete sich ab, dass das Projekt in Schwierigkeiten geraten würde.
Das Projektteam hatte die Einführung der Software ohne eine sorgfältige Vorbereitung des Teams beschlossen. Es gab kaum Schulungen, und die wenigen, die angeboten wurden, waren oberflächlich und schlecht besucht. Die Mitarbeitenden fühlten sich überfordert und verunsichert. Die Kommunikation über den Nutzen und die Vorteile des neuen Systems war spärlich und unklar, was zu Misstrauen und Widerstand führte.
Kleine, aber wichtige Details wurden übersehen. Beispielsweise wurde ein Benutzerhandbuch erstellt, das zwar die Funktionen der Tools erklärte, aber nicht aufzeigte, wie sie im konkreten Arbeitsprozess bei dem Unternehmen einzusetzen waren. Es gab kein gemeinsames Verständnis darüber, wie die neuen Möglichkeiten, die die Datenablage mit sich brachte, eingesetzt werden sollten. Dies führte sehr rasch zu Chaos auf den Datenablagen und redundanter Arbeit, weil die Mitarbeitenden den Überblick verloren.
Der Widerstand wuchs täglich. Mitarbeitende berichteten über häufige Datenverluste und bemängelten die Auffindbarkeit von Dokumenten, was zu Frustration und einem Gefühl der Hilflosigkeit beitrug. Einige Teams entwickelten eigene, inoffizielle Workarounds, was jedoch die Datensicherheit gefährdete und zu weiteren Verwirrungen führte.
Schliesslich erreichte die Situation ihren Höhepunkt: Ein Mitarbeiter wollte lediglich die synchronisierte Datenablage loswerden und löschte die kompletten Dokumente, weil ihm nicht klar war, wie dieser Vorgang korrekt durchgeführt werden muss. Das Unternehmen musste erhebliche Ressourcen aufwenden, um den Schaden zu beheben und die Dokumente wiederherstellen. Der Druck auf das Management wuchs, und nach einer Reihe von Krisensitzungen wurde beschlossen, das Projekt vorerst zurückzustellen und eine umfassende Überarbeitung der Einführung zu planen.
Die Lehre daraus? Ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt ist immer ein Gemeinschaftsprojekt. Ohne die aktive Einbindung aller Beteiligten, eine klare Kommunikation und ausreichende Schulungen bleiben selbst die besten Technologien wirkungslos. Das Unternehmen musste schmerzhaft erfahren, dass technologische Innovation nur dann zum Erfolg führt, wenn die Menschen, die sie nutzen sollen, von Anfang an mitgenommen und befähigt werden.
Digitalisierungsprojekte bieten enormes Potenzial – wenn sie richtig umgesetzt werden. Mit Change Management und konkreten Adoption Massnahmen legst du den Grundstein für Akzeptanz, Motivation und langfristigen Erfolg. Es geht darum, dein Team mitzunehmen, Herausforderungen zu meistern und gemeinsam Grosses zu erreichen.
Möchtest Du Deine Digitalisierungsprojekte erfolgreich gestalten? Wir unterstützen Dich mit massgeschneiderten Change-Management-Strategien, die auf die Bedürfnisse Deines Unternehmens abgestimmt sind. Lass uns gemeinsam den Wandel gestalten – für eine digitale Zukunft, die begeistert!
